Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat

Majandamiskuludeks on kulud vastavalt üldeeskirja kontoklassis 55 toodule, nt bürootarbed, kinnisvara haldamis- ja üürikulud, sideteenused, transpordikulud, infotehnoloogilised kulud, koolituskulud jne. Majandamiskuludes kajastuvad kasutusrendi kulud, kuid ei kajastu kapitalirendi lepingutega kaasnevad väljaminekud (need kajastuvad investeerimis- ja finantseerimistehingutena).
 
Majandamiskulusid planeeritakse lähtudes eelarveklassifikaatorist eelarve kontol 55. Majandamiskulusid planeeritakse perioodis, millal need tekivad (st millal saadi vastav teenus või tarbiti lattu varem soetatud kaup või saadi ostmisel kuluks arvatav kaup), sõltumata sellest, millal saadakse vastav arve või selle eest tasutakse.
 

Näide: koolituskulude kajastamine
Asutus sõlmib 2021. aasta oktoobris lepingu koolituste tellimiseks summas 10 000 eurot. Koolitused viiakse läbi 2021 novembris-detsembris. Koolituste arve väljastatakse 10.01.2022 ning selle eest tasutakse 2022 veebruaris.
Eelarves planeeritakse koolitustega seonduvat kulu 2021, kuna see on eelarveaasta, mil vastav teenus saadakse. Arve kuupäev ja selle tasumise kuupäev ei mõjuta vastava kulu kajastamise hetke.
 
 
Näide: kasutusrendi kulude kajastamine
Asutusel on sõlmitud hoone üürileping 5 aastaks igakuiste maksetega 20 000 eurot kuus. Eelarves planeeritakse aasta rendikulu 12 x 20 000 = 240 000 eurot, sõltumata rendimaksete tegemise hetkest. Juhul, kui lepingust tulenevalt  korrigeeritakse lepingu perioodil rendimaksete suurust (nt inflatsiooni võrra), tuleb tõenäolist korrigeerimist võtta arvesse rendikulu planeerimisel.
 

Välislähetuse kulude hüvitused

Välislähetuste kulude hüvitisi eelarvesse ei planeerita.

Lõpliku eelarve kujunemine

Andmed leitakse aruandest EA009 tulu eelarve konto põhjal, st kui tulu eelarve konto on 3591. Korrigeerimised tehakse KAISis.

Näide : välislähetuste kulude hüvitamiseks saadud kulude eelarve korrigeerimine

*Üldjuhul kajastatakse tulu eelarve liigil 20, mis võib täiendada objekti koodiga. Samuti võivad lähetuskulude hüvitised kaasneda majandustegevusest saadud tulu arvel tehtavate kuludega (liik 44) või muude tulude arvel tehtavate kuludega (liik 43).

Eelarve täitmise kajastamine

Tegelike kulude maht kajastatakse lähtudes SAPis kajastatud tuludest kontol 35002006, mis viiakse KAISis eelarve täitmisena kontole 3591 (v.a riigisisese tehingupartneri koodiga kajastatud tulu). Kulude viimisel KAISi teisendusi ei tehta.

Pikaajalised lepingud

Pikaajaliste teenuse osutamise lepingutega kaasnevat kulu jagatakse perioodide vahel, mil vastavat teenust saadakse.

Näide: pikaajaline teenuse ostmise leping
Asutus sõlmib 2021 a detsembris 2-aastase IT-süsteemide hoolduslepingu aastateks 2022–2023 kogumaksumusega 1 miljon eurot, millele lisandub käibemaks 20%. Lepingu eest tasutakse pärast teenuste osutamist 2024 jaanuaris.
Eelarves planeeritakse nii 2022 kui 2023 eelarves kulu 500 000 eurot, lisaks planeeritakse mõlemasse aastasse kaasnev käibemaksukulu 20%, st 100 000 eurot kummassegi aastasse (eeldusel, et mõlemal aastal osutatakse teenust ligikaudu samas mahus – osutatud teenuse maht võib olla iga-aastaselt sama, kuna seda eraldi dokumendi alusel hiljem ei fikseerita, või kui seda peaks fikseerima kas üleandmis-vastuvõtu akt või mõni muu raamatupidamise dokument, siis lähtudes sellest dokumendist), sõltumata sellest, millal leping sõlmiti või selle eest tasuti. Käibemaksu planeeritakse eraldi kontol 601000.
 

Varud

Alates 2027.a eelarvest planeeritakse bilansis kajastatavad varud (nt strateegilised varud) kuluna eelarve kontol 55 perioodis, kui varud lattu soetatakse, st kui kaubad võetakse lattu arvele. Objekti kood lisatakse, kui see on olnud ka varem nõutav (kui riigieelarve kulu kajastati siis, kui varud kanti raamatupidamises kuluks). Varude soetusega seotud käibemaksukulu planeeritakse kontol 601000 soetuse aastal käibemaksu planeerimise liikide üldreegli alusel (vt 5.3 „Kulude planeerimine“).

Näide: varude planeerimine
Asutus soetab 2027.a lõpus varud summas 100 000 eurot, mille eest tasutakse 2028 jaanuaris ning varud kasutatakse eeldatavalt nelja aasta (2028 - 2031) jooksul. 2027.a eelarves planeeritakse varude soetamine summas 100 000 eurot.

Eelarvesse ei planeerita (ja eelarve täitmises ei kajastata) olemasolevate varude muutust, st juba soetatud varude andmist teisele asutusele (ükskõik, kas valitsemisala sees, valitsemisalade vahel, k.a asutustele, kelle eelarvet ei kajastata riigieelarves). Eelarve muudatuseks loetakse, kui muutub asutus (või valitsemisala), kes on planeerinud eelarvesse varu ostmise (varu soetuse).

Varude müüki planeeritakse nagu põhivara müüki, müügisummas, arvestamata müüdud varude jääkväärtuse mahakandmist, eelarve kontol 381 ( vt 5.1.4 "Muud kulud").

Üleminek uuele planeerimise põhimõttele

2027.a eelarves planeeritakse varud, kui 2027. aastal kavandatakse varude soetamine. Kuni 2026. aastani soetatud varude kuludesse kandmist alates 2027.aasta eelarvest enam ei planeerita. See tähendab, et nii eelarves kui ka eelarve täitmises jäävad kajastamata varem soetatud varude kuluks kandmised.

Üldjuhul soetatakse varusid aasta jooksul ligikaudu samas summas, kui neid kuluks kantakse. Seetõttu ei tekita arvestuspõhimõtte muudatus riigieelarve kulude olulist muutust võrreldes varasematel aastatel eelarvestatud ja kajastatud kuludega. Lisakulu võib tekkida siis, kui on vaja hüppeliselt mingeid varusid rohkem soetada võrreldes varasemaga ja kui see seetõttu ühtlasi tähendab, et varem kanti kuluks oluliselt väiksemaid summasid, kui aastal 2027 on vaja juurde soetada. Näiteks, kui varem riigil puudusid mingid tegevusvarud ja nüüd tuleb otsus, et ostame laod täis kriisi aegadeks. Kaitseotstarbelistel varudel ei muutu arvestuspõhimõte.

Väheväärtuslik vara

Majandamiskuludeks loetakse ka väheväärtusliku vara soetamist – vastavat kulu planeeritakse vara soetamise hetkel. Väheväärtuslikuks varaks loetakse vara soetusmaksumusega alla põhivara arvele võtmiseks kehtestatud piirmäära.

Näide: väheväärtusliku vara planeerimine
Asutus soetab 2021 lõpus kontorimööblit maksumusega alla 2000 euro. Mööbli eest tasutakse 2022 jaanuaris. Eelarves planeeritakse mööbel kuluna selle soetamise aastal ehk 2021.
 

Põhivara remont ja hooldus

Majandamiskuludeks loetakse põhivara remonti ja hooldust, kuid ei loeta põhivara soetamist ja parendusi (need kajastuvad investeeringute eelarves). Põhivara parendusteks loetakse tehtud töid väärtusega alates põhivara soetamise piirmäärast, mida kasutatakse tulevikus rohkem kui ühe aasta jooksul. Täiendavad juhised, mis aitavad eristada põhivara remonti ja hooldust (ehk majandamiskulusid) parendustest (ehk investeeringutest) on toodud üldeeskirjas § 43 ja RTJ-s 5.
Majandamiskuludeks (eelarve konto 55) ei loeta põhivaralt arvestatud amortisatsiooni (liik 60, eelarve konto 61).

Näide: põhivara remont ja hooldus
Asutus planeerib 2021 aasta jooksul värvida seinu ja vahetada tapeete ühes hoones (eeldatav maksumus 3500 eurot) ja vahetada katus ühes teises hoones (eeldatav maksumus 50 000 eurot).
Seinte värvimine ja tapeedi vahetamine loetakse remondikuluks ning planeeritakse majandamiskulude eelarves. Katuse vahetus suurendab oluliselt hoone kasulikku eluiga, mistõttu seda loetakse parenduseks ning planeeritakse investeeringute eelarves.

Kontakt: Rahandusministeerium [email protected]