Aruande koostamine

Kestlikkusaruande sisu

Aruande koostamisega alustamise eelduseks on ettevõttes kujundatud kestlikkusstrateegia (veel parem, kui kestlikkusteemad on osa üldisest äristrateegiast), on loodud selgete eesmärkide ja mõõdikutega tegevuskava, kehtestatud sisekorrareeglid ja juurutatud eetikakoodeks. Kui kestlikkusaruanne on tehtud kvaliteetselt, on see suurepärane strateegilise juhtimise tööriist. Kvaliteetse aruande aluseks on aegsasti kogutud korrektsed alusandmed, mille eelduseks on põhjalikult läbimõeldud andmete kogumise ja töötlemise süsteem. Aruande sisu saab põimida ettevõtte kommunikatsiooni- ja müügistrateegiasse, see on abiks tööandja maine kujundamisel ja toetavaks taustainfoks avalikkusega suhtlemisel. Kestlikkusaruanne esitatakse majandusaasta aruande tegevusaruande osana.

• Teave ettevõtte ja tema väärtusahela kohta

  Kestlikkusaruanne peab pakkuma ettevõtte täielikku kirjeldust, sisaldades teavet ettevõtte missiooni, visiooni, väärtuste, struktuuri, tegevuste, toodete või teenuste, turgude ja kestlikkusaruande konteksti kohta.

• ESG riskide ja võimaluste juhtimine

  Kestlikkusaruanne peab andma selge ülevaate sellest, kuidas ettevõte tuvastab, juhib ja jälgib kestlikkusega seotud riske ja võimalusi nii ettevõttes endas kui kogu väärtusahelas. See hõlmab riske ja võimalusi, mis on seotud keskkonna (nt kliimamuutused, veepuudus, bioloogilise mitmekesisuse kadu), ühiskonna (nt õiglus, kaasatus, inimõigused) ja juhtimisega (nt eetika, läbipaistvus, vastavus).

• Sidusrühmadega suhtlemine

  Kestlikkusaruanne kirjeldab ettevõtte peamisi sidusrühmi (töötajad, kliendid, tarnijad, investorid, kohalikud kogukonnad), rühmade kestlikkusega seotud ootusi ja muresid ning seda, kuidas ettevõtte nendega suhtleb.

Konkreetse ettevõtte jaoks iga olulise kestlikkusaspekti kohta tuleb aruandes avalikustada:

• poliitika (tegutsemise põhimõtted), mille kohaselt ettevõtte kestlikkusstrateegiat ja juhtkonna otsuseid ellu viiakse; poliitika peaks sisaldama selgeid eesmärke ning olema konkreetse isiku vastutada; poliitikat viiakse ellu sobivate meetmetega ning seda tuleks igal aastal ajakohastada;  (Policy)
• tegevusplaan ja rakendusmeetmed poliitika elluviimiseks, sh olemasolevad ja planeeritavad ressursid (rahaline, tehnoloogiline ja inimressurss); (Actions)
• ESG valdkondadele seatud eesmärgid, mõõdikud ja tulemused. (Targets)

* Inglisekeelsetes juhendamaterjalides ühiselt kui PAT

Kestlikkusaruande sisu saab jagada kaheks: kvantitatiivne (mõõdetavad numbrilised näitajad) ja kvalitatiivne (kirjeldav) osa. Teabe esitamise ühtlustamiseks on ESR-standardites kokku üle tuhande andmepunkti (ingl data points), mis jagunevad kohustuslikeks ja vabatahtlikeks. Siiski kohaldub enamik kohustuslikke andmepunkte ainult sel juhul, kui kahese olulisuse analüüsi tulemusena on mingi kestlikkuse teema konkreetse ettevõtte jaoks oluline.

Kestlikkusaruande andmete alusel on võimalik saada nii lühi-, kesk- kui pikas vaates terviklik pilt sellest, kuidas ettevõte liigub endale seatud kestlikkuseesmärkide poole. Vaikimisi on kestlikkusaruande lühikeseks ajahorisondiks konkreetse ettevõtte finantsaruandes kasutatav aruandeperiood, keskmiseks kuni viis aastat alates lühiperioodi lõpust ning pikaks loetakse perioodi üle viie aasta.

Kestlikkusaruande koostamise sammud

• Tutvu ESR-standardites kirjeldatud aruandlusnõuetega. Alusta standarditest ESRS 1 ja ESRS 2 – need loovad raamistiku, millest aruande koostamisel lähtuda.
• Selgita välja väärtusahela osalised ja suhtle nendega.
• Hinda ettevõtte äriprotsesside olulisust läbi kestlikkusvaldkondade (ESG) mõjude, riskide ja võimaluste.
• Kahese olulisuse hindamise tulemusena selgub, milliseid standardeid tuleb rakendada lisaks kohustuslikele.
• Tee kindlaks, millest tuleb aru andma hakata ja määratle, millisel eesmärgil aruannet koostama hakkad.
• Võrdle ettevõtte kestlikkuse strateegiat kahese olulise hindamise tulemustega. Kui ettevõttel pole kestlikkuse strateegiat, kavanda selle loomine. Parima tulemuse saamiseks lõimi kestlik mõtteviis juba olemasolevatesse äriprotsessidesse ja -strateegiasse. Harju Elektri kogemus kestlikkusstrateegia loomisel.
• Kui ettevõttel puuduvad kestlikkusega seotud mõõdikud, siis loo need oluliste ESG teemade kohta.
• Määratle ettevõtte kestlikkuseesmärgid ja jälgi igal aastal nende täitmist.
• Korralda kestlikkusarunde tarvis andmete kogumine nii ettevõtte sees kui kogu väärtusahela ulatuses.
• Analüüsi kogutud andmed.
• Loo aruande koostamise tehniline süsteem.
• Koosta aruande katseprojekt.
• Korralda majandusaasta aruande ja selle koosseisus avaldatava kestlikkusaruande auditeerimine.
• Tutvusta kestlikkusaruannet olulistele osapooltele neile sobivaimal viisil.

Kestlikkusaruande koostamise ajakava

Esialgu keerukana tunduda võiva kestlikkusaruande koostamisega õigeks ajaks valmis jõudmiseks tuleks ettevõtjal alustada pigem kohe, sest aruande esmakordne koostamine võib võtta isegi kuni poolteist aastat. Ei piisa, kui aruandega määratakse tegelema heal juhul üks inimene. See protsess puudutab peale ettevõtte enda kõigi üksuste ka tervet väärtusahelat ja sidusrühmi. NB! Muutuste juhtimine algab juhtkonnast. Et aruande koostamine liiga kurnavaks ei kujuneks, on esimese aruande puhul mõistlik keskenduda ettevõtte äritegevuse jaoks kõige olulisematele, suure mõjuga valdkondadele. Varane ettevalmistus võimaldab mõista arvutusprotsessi nüansse, töötada välja aruande koostamist hõlbustav metoodika, kaasata sobivad IT ja BI lahenduste partnerid ning protsess varakult audiitoritega läbi rääkida.

1. Mõjude olulisuse hindamine

Hinda, kuidas välised toimed ja arengud mõjutavad ettevõtte tulemusi, positsiooni ja ärimudelit, samuti seda, kuidas ettevõte avaldab mõju keskkonnale ja ühiskonnale. Analüüsist selgub, kus on suurimad mõjukohad ning mille kohta ja milliste standardite alusel tuleb infot esitada. Tuvasta, millised teemad on tähtsad just selle ettevõtte ja väärtusahela vaates – ka samas sektoris tegutsevad ettevõtted ei pruugi anda aru samades valdkondades, kuna erisused tulenevad nii äri kui ka väärtusahela erinevustest.

2. Vajakute tuvastamine (gap-analüüs)

Selgita välja ettevõtte hetkeolukord, st milliste standardite nõuete kohaselt tuleb andmeid esitada, millistes valdkondades on ettevõttel vajalikud andmed juba olemas ning milliste jaoks tuleb tegutsemise põhimõtteid, tegevusjuhiseid ja andmebaase alles looma või muutma ning vajalikke andmeid koguma hakata.

3. Tegevusplaani koostamine

Koosta tegevuskava kestlikkusaruande koostamise protsessi loomiseks koos selgete eesmärkide, tähtaegade ja täitjatega. Eralda vajalik ressurss. Kaasa toetavad jõud - konsultandid, tehnilise lahenduse pakkujad jms.

4. Poliitikad ja protseduurid

Kujunda, dokumenteeri ja testi aruande koostamise protsessi kõik etapid. Kui kestlikkusstrateegia puudub, siis loo see või ühenda äristrateegiaga, kaasates ettevõtte kõik üksused, väärtusahela olulised osalised ning peamised sihtgrupid. Määratle kestlikkusvaldkondade mõõdikud ja eesmärgid ning tegevused nende eesmärkide saavutamiseks.

5. Andmebaaside uuendamine

Tee vajalikud muudatused infosüsteemides ja andmebaasides; määra andmete kogumise ja töötlemise eest vastutajad; kogu teavet väärtusahela peamistelt partneritelt; testi andmebaaside toimivust ja kogutud andmete tõesust.

6. Andmete kogumine

Kogu kestlikkusaruande koostamiseks vajalikke andmeid kahese olulisuse analüüsil selgunud oluliste mõjude ja riskide kohta nii ettevõttest kui väärtusahela tähtsatelt osalistelt. Testi regulaarselt kogu protsessi toimivust. Koosta aruande katseprojekt tuvastamaks vajalikke-võimalikke muudatusi-täiendusi.

7. Aruande koostamine

Põhjalikult testitud protsessi tulemusena koosta kestlikkusaruanne. Lase sellele (koos majandusaasta aruandega) teha audiitorkontroll.

NB! Rohkem kui 500 töötajaga avaliku huvi üksustele rakendub see punkt juba aastal 2025 (2024. majandusaasta aruandes)!

8. Kestlikkusaruande esitamine

Reaalajamajanduse projekti raames on koostöös Registrite ja Infosüsteemide Keskusega väljatöötamisel tehniline lahendus masinloetava kestlikkusaruande koostamiseks ja esitamiseks Äriregistri aruandluskeskkonnas. Projekti raames on analüüsitud ESRS standardeid ning kaardistatud kestlikkusaruande ja keskkonnaaruannete (õhu-, vee- ja jäätmearuanne) ühisosa, et võimaldada ettevõtte poolt juba esitatud andmete ristkasutust. On loomisel ESRS standarditele ja XBRL taksonoomiale vastavad aruandlusvormid, kus aruande koostajat abistavad vaiketekstid näitlikustamaks avalikustatavaid nõudeid.

XBRL taksonoomia hilinemise tõttu saavad ettevõtted kestlikkusaruannet Äriregistris koostada kõige varem 2026/2027. aasta kohta 2027/2028. aastal.

9. Tutvusta aruannet olulistele sidusrühmadele.

Tutvustamise käigus kogu tagasisidet nii ettevõtte kestlikkuse edasiseks edendamiseks kui ka järgmise kestlikkusaruande parendamiseks.

NB! Suurtele avaliku huvi üksustele rakendub see punkt juba aastal 2025!

Konkreetse küsimusega palume pöörduda järgmiselt: 

• Kestlikkusaruande regulatsioon, koostamine ja audiitorkontroll:  [email protected]
• Kliimamuutus, Reostus, Vee- ja mereressursid, Bioloogiline mitmekesisus ja ökosüsteemid:  [email protected]
• Ringmajandus ja ressursid, Töötajad, Kogukonnad, Lõpptarbijad, Äri valitsemine: [email protected]